Bruikleen aan organisaties

Reglement voor het uitlenen van objecten uit het Gemeentearchief Gemert-Bakel aan instellingen anders dan de archiefvormer

1. Aanvraag

1. Een aanvraag voor uitlening dient uiterlijk drie maanden van te voren schriftelijk of per email te zijn ontvangen.
2. De uitleenaanvraag dient vergezeld te gaan van referentienummers van de objecten. Als deze ontbreken, brengt het Gemeentearchief onderzoekskosten in rekening.
3. De uitleentermijn is maximaal drie maanden. De uitleenperiode gaat in per datum van afgifte van de objecten en vervalt per datum van de retourontvangst.

2. Transport

1. Het Gemeentearchief bepaalt de wijze van verpakking en de transportcondities.
2. Het Gemeentearchief behoudt zich het recht voor in bijzondere gevallen het transport te begeleiden op kosten van de aanvrager.
3. De kosten van transport van de objecten zijn voor rekening van de aanvrager.

1. De uitgeleende objecten mogen afgezien van heen- en retourtransport het gebouw van bestemming niet verlaten of voor andere doeleinden worden gebruikt

3.  Verzekering

1. De uit te lenen objecten dienen tijdens het vervoer en voor de duur van de uitleenperiode door en voor rekening van de aanvrager van vertrek tot en met retour (“van spijker tot spijker”) te worden verzekerd tegen (gedeeltelijk) verlies en diefstal tegen door het Gemeentearchief bepaalde waarde.
2. De verzekering dient te worden afgesloten op basis van een Nederlandse ‘all-risk’ overeenkomst.

4. Condities

1. De uitgeleende objecten dienen in de toestand waarin ze ter beschikking worden gesteld, vastgelegd in een door het Gemeentearchief op te stellen conditierapport, te worden geëxposeerd.
2. Objecten die ingelijst worden uitgeleend, mogen niet uit de lijsten worden verwijderd.
3. Niet ingelijste objecten mogen alleen in gesloten vitrines worden geëxposeerd. De vitrine moet onmiddellijk na plaatsing van de objecten worden gesloten.
4. Tijdens uren waarin het gebouw waar de objecten zich bevinden voor derden toegankelijk is, dient bewaking aanwezig te zijn.
5. De uitgeleende objecten mogen uitsluitend worden geëxposeerd in gebouwen of delen van gebouwen die ook buiten de openingstijden voldoende beveiligd zijn tegen diefstal, brand, inbraak, vermissing en beschadiging.
6. De objecten mogen slechts worden geëxposeerd onder de volgende klimatologische omstandigheden en condities:

• de relatieve luchtvochtigheid mag niet lager zijn dan 45% en niet hoger dan 55%;
• de temperatuur moet zo stabiel mogelijk zijn en beweegt zich maximaal tussen 18°C en 23°C;
• de lichtsterkte waaraan de objecten worden blootgesteld bedraagt per object niet meer dan 50 lux;
• ultraviolette straling blijft onder 75 microwatt lumen;
• de objecten moeten worden beschermd tegen de invloed van schadelijke stoffen, schimmels en ongedierte, vocht en vuil.

5. Verwijzing en reproductie

1. De verwijzing naar het Gemeentearchief dient in catalogi, bijschriften en op andere voor het publiek bestemde aanwijzingen altijd en uitsluitend volledig te worden vermeld als: ‘Collectie Gemeentearchief Gemert-Bakel’ met referentienummer.
2. In bronvermeldingen in publicaties mag voor de verwijzing naar het Gemeentearchief  volstaan worden met de geldige ISIL-code NL-GmtGAGB.
3. Uitgeleende objecten mogen niet worden gefotografeerd, gekopieerd of op andere wijze gereproduceerd, tenzij daartoe door het Gemeentearchief uitdrukkelijk toestemming is verleend.
4. De aanvrager verplicht zich een exemplaar van een tentoonstellingscatalogus aan het Gemeentearchief te schenken.
5. De aanvrager draagt er zorg voor dat de objecten niet in een andere samenstelling worden gebruikt of op een andere wijze worden openbaar gemaakt, verveelvoudigd of verspreid dan waarvoor toestemming is verleend en vrijwaart het Gemeentearchief Gemert-Bakel ter zake voor alle aanspraken van derden.

6. Algemene bepalingen

1. Indien één of meerdere uitgeleende objecten niet worden geëxposeerd, dient de aanvrager het Gemeentearchief hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen.
2. In overleg wordt een afspraak gemaakt over de retournering van het object.
3. Het Gemeentearchief is gemachtigd om metingen te doen en controles uit te voeren. De gemeentearchivaris van Gemert-Bakel als vertegenwoordiger van het Gemeentearchief of zijn gemachtigde mag de uitgeleende objecten te allen tijde kosteloos bezichtigen.
4. Indien niet wordt voldaan aan de condities, zoals genoemd in artikel 4 lid d t/m f behoudt het Gemeentearchief zich het recht voor om uitgeleende objecten met onmiddellijke ingang terug te halen.
5. In geval van vermissing of beschadiging van één of meerdere uitgeleende objecten, dan wel anderszins niet nakomen van dit reglement dient de aanvrager het Gemeentearchief daarvan onverwijld in kennis te stellen.
6. De kosten voor het herstellen van beschadigingen aan uitgeleende objecten, anders dan die vastgelegd zijn in het conditierapport, komen voor rekening van de aanvrager.
7. Uit de naleving van bovenstaande bepalingen ontstaat voor de aanvrager geen recht op restitutie of vergoeding van schade - reeds geleden of nog te lijden, uit welke oorzaak ook ontstaan.
8. Onverminderd bovenstaande bepalingen aanvaardt de aanvrager alle verantwoordelijkheid en risico, aan het beheer van de objecten verbonden
9. Voor zover daarvan hierboven niet nadrukkelijk is afgeweken, zijn de wettelijke bepalingen ten aanzien van de uitgeleende objecten van kracht

Stuur een e-mail naar gemeentearchief@gemert-bakel.nl met de volgende gegevens:

• Uw volledige naam
• Adres
• Postcode en woonplaats
• E-mailadres
• BSN voor de financiële administratie van onze gemeente
• Welk materiaal (naam archief of collectie en inventarisnummer of identificatienummer) u wilt lenen.
• Voor welke periode en voor welke tentoonstelling, met de naam en locatie van de expositieruimte.